software rilevazione presenze

E’ il modulo di Vela che consente l’accesso a tutto il personale autorizzato, secondo un’attenta profilazione dei ruoli che garantisce un estremo dettaglio delle funzioni accessibili e i dati visualizzabili, secondo delle gerarchie che possono essere diverse per funzione e comunque sempre storicizzate.

La risorsa abilitata può così accedere al sistema per gestire le proprie richieste di assenza, straordinario, cambio turno, ecc secondo un flusso storicizzato e sempre accessibile con notifiche e mail.

Inoltre può visualizzare il proprio cartellino ed i propri saldi Ferie, ROL, Banca Ore e pianificare così le assenze dell’anno secondo la policy aziendale.

Il responsabile utilizza dei potenti strumenti a cruscotto come la Forza Lavoro per valutare in modo veloce e sicuro quali approvazioni concedere e quali respingere.

Con l’attivazione di moduli opzionali come Time sheet o Nota Spese o Documenti, è altresì possibile l’inserimento e gestione dei dati di questi moduli e lo scarico dei propri documenti come cedolino o CU.

Le funzioni gestibili con il work flow possono anche essere raggiunte tramite la App Vela Mobile.

VELA Documento è un importante modulo opzionale di Vela Global, espressamente progettato per consentire un veloce ed organizzato download e upload dei documenti relativi alla vita lavorativa del dipendente, il quale ha a disposizione un’area, solo a lui riservata, dalla quale scaricare una serie di documenti messi a disposizione dall’ufficio del personale o da centri direzionali. Lo stesso vale per l’ufficio del personale.

Lo scarico dei documenti permette di raggrupparli secondo differenti livelli di acecsso, ovvero documentazione generale accessibile e scaricabile da a tutti, esempio : norme comportamentali dell’azienda, moduli prestampati per richieste, ecc oppure strettamente personali e visibili SOLO dall’utente che ha effettuato il log in nella procedura.

I documenti possono essere di qualsiasi formato, pdf, Excel, Word, ecc ed essere suddivisi in grandi cartelle, dei veri e propri “fascicoli virtuali” creabili a piacere tipo: Area HR, amministrazione, commerciale, ecc Così da organizzare la conservazione e facilitare la ricerca e lo scarico del documento : il cedolino, il CUD, il piano turni, comunicazioni personali, ecc .

Il sistema, protegge efficacemente i file personali, proteggendoli da accesso sicuro tramite login e password di Vela.

Un modulo estremamente importante considerando che spesso le voci di spesa collegate alle trasferte risultano ai primi posti tra le uscite in azienda. Queste voci di spesa risultano complesse da gestire a causa di policy aziendali frammentate e spesso non coerenti, nonché a causa delle frequenti incongruenze dei dati che complicano la tracciabilità di queste spese.

Vela Spendo consente un gestione precisa e puntuale della nota spese, con voci tabellizzate con minimali e limiti di spesa, a seconda della categoria della risorsa. Gestendo spese in valuta, con contanti o carte di credito, personali o aziendali.

La reportistica è flessibile e personalizzabile dall’utente, così come il flusso autorizzativo della nota spese, infatti, ad ogni completamento della nota spese è possibile scatenare eventi quali invio di e mail, avvisi, ecc ai responsabili nei vari organigrammi che Vela gestisce.

Il modulo di gestione delle Note spese consente pertanto una gestione semplice ma puntuale di tutte le spese sostenute durante le trasferte, gestendo anticipi, conguagli, rimborsi kilometrici, ecc

Vela spendo si integra completamente con piattaforme software del cliente, esportando i valori sia verso la procedura paghe sia verso software ERP e di contabilità esistenti, riducendo drasticamente i tempi di integrazione di questi dati.

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Note spese

E’ il modulo che consente l’elaborazione e conteggio dei ticket restaurant secondo le policy aziendali: minimo ore lavorate, particolari giustificativi, ecc Arrivando a generare l’ordine da inviare al sito del fornitore del servizio.

E’ gestito anche il conteggio dei pasti mensa quando questa è governata da un sistema di timbratura per il consumo del pasto.

Il modulo vela visitatori è un valido strumento che consente di avere in tempo reale la situazione dei visitatori presenti all’interno dell’azienda, assolvendo quindi agli obblighi di legge in caso di evacuazione.
Utilizzabile sia con badge che senza, il modulo può essere utilizzato sia integrato con Vela che a sé stante.

La videata di identificazione del visitatore è intuitiva e di facile interpretazione, con campi obbligatori e altri facoltativi, sia in italiano che in inglese.

Per il visitatore già censito in precedenti visite è sufficiente inserire le iniziali del proprio cognome o dell’ azienda di appartenenza per avere i dati precompilati.

E’ altresì possibile, per tutte le risorse dell’azienda abilitate a ricevere visite, inserire la prenotazione della visita del proprio ospite e, in caso di gruppi numerosi, importazione delle anagrafiche visitatori tramite file Excel.

Il modulo visitatori consente poi l’estrazione di statistiche per numero di visite per ospite, azienda, referente, ecc; aiutando in modo veloce ed efficace il controllo dei fornitori con visite periodiche obbligatorie. Il sistema, gestibile tramite App , garantisce la fruizione del dato direttamente al punto di raccolta, anche in caso di black out.

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Controllo Accessi

Vela Time Sheet è una procedura Web Based per la attribuzione e qualificazione delle ore lavorate per commessa/attività. E’ completamente integrata con la gestione delle presenze, ma può essere anche utilizzata a sé stante. Interagisce sia con l’ufficio controllo produzione che Risorse Umane, integrandosi anche con le piattaforme software già esistenti del cliente

Vela Time Sheet è lo strumento ideale per tutte le aziende che necessitano di automatizzare il processo di compilazione e qualificazione delle ore lavorate, ottimizzando il processo di verifica e controllo delle commesse/clienti/attività, ottenendo dati sempre aggiornati in tempo reale e utilizzando una soluzione web fruibile 24/7, con una interfaccia intuitiva e piacevole.

L’utente, accedendo a Vela Time Sheet, compila la griglia pre-configurata, il sistema controlla validità e coerenza dei dati (ore lavorate - ore presenza/assenza) e lo invia all’approvazione del responsabile.

Il sistema gestisce anche i dati provenienti da lettori di Bar code o di badge, provvedendo alle’elaborazione delle ore secondo i dati importati

Funzionalità

• Inserimento veloce ed intuitivo dei dati con 2 tipologie di calendario (settimanale e mensile)
• Automatizza esportazioni e statistiche dei tempi impiegati
• Gestione dei centri di costo
• Rendicontazione in tempo reale marginalità commessa
• Riduzione dei tempi per eliminazione gestione cartacea
• Gestione integrata della gerarchia approvativa
• Integrazione con software aziendali già in uso
• Semplice esportazione dei dati in vari formati xls,xml, csv
• Memorizzazione dei dati con facile accesso allo storico
• Proposta economica mirata alle reali esigenze, e scalabile

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Tempi Commesse

Modulo opzionale che consente, ai responsabili dei punti vendita, di generare la pianificazione delle presenze/assenze del proprio punto vendita o negozio in modo efficace e preciso, in base ai contratti di assunzione, del budget ad obiettivi settimanali/giornalieri dei negozi, al traffico di clienti.

L’inserimento avviene tramite una maschera con cruscotto settimanale guidata con grafici che mostrano la sovrapposizione delle ore di presenza dei lavoratori nella giornata e le relative ore scoperte. Il modulo effettua, al termine della pianificazione numerosi controlli per la congruenza di : monte ore risorse, monte ore totale struttura punto vendita, gestione periodicità riposi, gestione riposi compensativi, ecc...

E’ un modulo opzionale che esegue un controllo quotidiano dell’agenda delle risorse, verificando eventi contrattuali quali: termine del contratto a tempo determinato, termine periodo di prova, termine consegna foglio adesione TFR, scadenza permesso di soggiorno,ecc. Oppure dati logistici e di utilità: Scadenza validità corsi, scadenza visite mediche, scadenza patente, scadenze incarichi, ecc

Il sistema genera un avviso inviando una mail di sollecito a vari indirizzi (a seconda della scadenza) e generando una To Do list nella home page dell’amministratore di sistema dalla quale procedere ad una facile gestione.

Il Modulo consente una gestione efficace e precisa delle ore di lavoro/assenza prestate sul cantiere dal personale itinerante o fisso.

Il cantiere di lavoro viene assegnato in modo automatico in base alla provenienza della prima timbratura della giornata, che assegna cantiere/centro di costo e orario di lavoro e di conseguenza responsabile.

Ogni giornata è quindi abbinata ad un cantiere/centro di costo non solo per poter eseguire efficaci reportistiche delle ore lavorate per centro di costo/cantiere ma anche per verificare la risorsa in quanti/quali cantieri ha prestato il lavoro.

Il modulo consente di tracciare la formazione gestendo e tracciando i dati relativi alla formazione ricevuta dalle risorse, i corsi effettuati, i risultati raggiunti, e le competenze acquisite, per avere sempre aggiornata ed in evidenza la preparazione della propria forza lavoro. Indispensabile per la tracciatura della formazione finanziata, il modulo consente, tramite filtri personalizzabili, l’esportazione delle competenze delle risorse, la stampa del curriculum formativo del dipendente, ecc...